POLITICAS INSTITUCIONALES

Una política institucional es una decisión escrita que se establece como una guía, para los miembros de una organización, sobre los límites dentro de los cuales pueden operar en distintos asuntos. Es decir, proporciona un marco de acción lógico y consistente. De esta manera se evita, que la dirección, tenga que decidir sobre temas de rutina una y otra vez en detrimento de la eficiencia.

Las políticas institucionales afectan a todos los miembros de una organización por el simple hecho de serlo y en cuanto son participes de la misma. Dentro de las políticas institucionales se pueden distinguir las generales y las de servicio. Las primeras expresan los comportamientos que pueden esperarse por parte de cualquier participe de la organización, y su principal función es la de evitar que aparezcan comportamientos injustos de un miembro respecto de los demás. De esta manera, dichas políticas, contribuyen al logro de un lugar de trabajo más organizado, seguro y justo.

Por otro lado, las políticas institucionales de servicio intentan expresar la calidad del comportamiento que la organización requiere de su personal, dependiendo de la función que se desempeña en la empresa. En otras palabras, clarifican lo que se espera de las personas en los diversos cargos de la institución, y como resultado de su aplicación, se pueden mantener niveles mínimos de calidad en el servicio.

Toda política institucional debe fundamentarse y reflejar los valores de la organización; también, al mismo tiempo, ser una reflexión cultural de las creencias y filosofía institucional. Es decir, la formulación de las políticas institucionales manifestará de manera explícita el cómo y por qué valora esa organización a las personas que allí trabajan.

Las políticas institucionales, y su aplicación consciente en la toma de decisiones a todo nivel, dentro de una organización debe constituirse como un elemento muy importante a tomar en cuenta cuando se tiene un compromiso serio con la calidad y la mejora continua.

Políticas institucionales claras pueden constituirse en una poderosa herramienta para lograr y consolidar la calidad en todas sus dimensiones. Calidad que puede ser visualizada a través de una mayor eficiencia de los procesos mejora de la comunicación , promoción del empoderamiento todo el personal administrativo y de apoyo, y cumplimiento eficaz del propósito de la organización.

Un punto crucial a tomar en cuenta a la hora de desarrollar las políticas institucionales en una organización es el involucrar a todos los actores que, de alguna u otra forma, se puedan ver afectados por las mismas. A mayor participación de las personas, mayor probabilidad de éxito para la implementación de la política institucional. Esto último minimiza la resistencia y garantiza que la política no se convierta en una interferencia para el desempeño de funciones.

A modo de conclusión, sugiero tomar en cuenta las palabras de Mahatma Gandhi, a la hora de elaborar, analizar y revisar las políticas institucionales en las diversas organizaciones , pués en ellas se plasma la esencia de toda política, que es traer bienestar a cualquier grupo humano donde se aplique:

Una política es sujeto a cambio, que estamos obligados a seguir; pero mientras traiga bienestar debe ser seguido rigurosamente

EJEMPLO DE POLITICAS DE SERVICIO

Las políticas de servicio son las herramientas que manejamos para poder brindarle un servicio para su total satisfacción, considerando su tiempo y la logística que requiere brindar el servicio

• Nuestros horarios de servicio son de lunes a viernes, de 8 30 am a 6 pm

• Siempre estamos dispuestos a adaptarnos a las necesidades del cliente, por lo que en si la situación lo requiere, brindaremos nuestro servicio en otros horarios.

• Recepción de servicios:

• Para Solicitar nuestros servicios, esta disponible el siguiente teléfono: 563 17 21

• El tiempo de atención a la orden es máximo de 24 horas, siempre tratando de atender el servicio inmediatamente. .

• Si el servicio solicitado requiere que sea en un horario especial, nuestro personal podría tardarse hasta 48 horas para atenderlo, siempre tratando de atenderlo inmediatamente.

• Siempre que se brinde un servicio, nuestro personal deberá presentar una hoja de reporte, con las características del servicio dado, y las horas de trabajo; esta hoja deberá ser firmada para comprobar que el servicio fue realizado.

• Siempre estaremos para escucharle; si no nos encuentra en horarios de servicio, puede solicitar su servicio via e-mail.